VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centra raksta papildinājums 03.11.2026. Anulēšana sāksies jau 01.12.2026., paziņojumi par sertifikātu anulēšanu var tikt saņemti ar vairāku dienu nobīdi. "Līdz 2026. gada 1. decembrim plānots ieviest jaunu risinājumu “Attālināts eID paraksts”. Tas būs pieejams visiem eID karšu lietotājiem programmā eParakstītājs 3.0 un portālā eparaksts.lv.". LVRTC: "Parakstīšanas sertifikātu anulēšana neietekmēs eID kartes kā personu apliecinoša un ceļošanas dokumenta derīgumu, kā arī iespēju izmantot karti elektroniskās identitātes apliecināšanai. eID kartes nomaiņa nav nepieciešama ."


Ietekmēto karšu turētāji (te var apskatīt, vai tas attiecas uz Jums) saņems informāciju par eID kartē iekļautā parakstīšanas sertifikāta anulēšanu laika posmā no 2026. gada 4. decembra līdz 9. decembrim un tad pēc 9. decembra saņems informāciju par to, kā veikt parakstīšanu ar eID karti.

-------------------------------------

Problēma atrisināta: Ieviesīs attālināto kvalificēto e-parakstu (uz "Daļai personas apliecību (eID karšu) turētāju iespējamas izmaiņas elektroniskā paraksta izmantošanā", 19.05.2026., 08.06.2026., 01.07.2026., 07.07.2026.)
Vienojas par risinājumu, lai eID karšu lietotāji nezaudētu kvalificēto e-parakstu: LVPortāla raksts, cerēsim, ka būs labi, atgādne: "pēc LVRTC apkopotās informācijas, izmaiņas varētu attiekties uz vairāk nekā 346 000 eID karšu lietotāju, kuriem kartes izsniegtas laika posmā no 2019. gada 2. septembra līdz 2026. gada 30. janvārim".
SVARĪGI!
Lietotāji informāciju par to, ko darīt, saņems novembrī

Jāsāk gatavoties izmaiņām sistēmās, kurās tiek izmantotas eID kartes (dokumentu vadības sistēmas ("leitvedības" sistēmas), resursu vadības sistemas (grāmatvedība) u.c.), LVRTC informācija:
"- Interneta vietnēm un informācijas sistēmām, kur līdz šim izmantojāt eID karti dokumentu parakstīšanai, būs jāveic izmaiņas, lai nodrošinātu parakstīšanu ar jauno risinājumu. Iespējams, ka atsevišķās organizācijās vai informācijas sistēmās nepieciešamie pielāgojumi decembrī vēl var nebūt ieviesti.
- Ja eID karti izmantojiet darbā, lūdzam pārliecināties vai jauno risinājumu varēsiet izmantot, jo atsevišķos gadījumos uzņēmuma vai iestādes drošības uzstādījumi var ierobežot attālināta parakstīšanas risinājuma izmantošanu. Lūdzam šo izvērtēt un nepieciešamības gadījumā vērsties Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē un noformēt jaunu eID karti."
-------
LVRTC sagatavotā informācija (papildināts) Daļai personas apliecību (eID karšu) turētāju iespējamas izmaiņas elektroniskā paraksta izmantošanā
-------
Tas nozīmē, ka, ja tiek saņemts e-pasts par e-paraksta sertifikāta atjaunošanu, jādara tieši tas, ko šis e-pasts liek darīt. Jāatceras, ka LVRTC nezvana, nesūta e-pastus ar prasību norādīt personas datus, sazināties ar viņiem utt., tie būs krāpnieki

LVPortāla raksts "Arhīvu likuma grozījumi: plašāka piekļuve vēstures dokumentiem un jauni pienākumi to glabāšanā", skat. te. Publikācija tapusi sadarbībā ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Būtiskākais:

• Ja konstatēs, ka dokumentu iznīcināšanas aktā ir pastāvīgi glabājams dokuments, to liks izņemt ārā un arhivēt
• Valsts un pašvaldību iestādēm tagad arhīvam jānodod arī ilgstoši glabājamie elektroniskie dokumenti (piem., personāldokumenti). Tas ļoti priecē. Ne tik ļoti priecē tas, ka vairs nevarēs pagarināt šo dokumentu nodošanas termiņu
• Paplašināts loks, kam ir jānodod dokumenti, ja beidz darbību (vēsturiski nozīmīgi dokumenti)
• Atsevišķu kategoriju personāldokumentiem izmaiņas glabāšanas termiņos
• Vienkāršota zudušo vai bojā gājušo dokumentu izslēgšana

Latvijas Nacionālā arhīva informāciju skat. te.

Labi paskaidrots termiņa beigu datuma aprēķins. Tas attiecas praktiski uz visiem termiņiem (ja iekrīt brīvdienā, piemēram, darba tiesiskajām atiecībām skaita atpakaļ),
attēls ilustrācijai:

Datu valsts inspekcijas skaidrojums.

Tiem, kas ir "privāto tiesību juridiska persona" (piemēram, SIA), nav obligāti jābūt dokumentu klasifikācijas shēmai (bij. lietu nomenklatūra), dokumentu pārvaldības kārtībai u.tml., ko prasa valsts/ pašvaldības iestādēm vai uzņēmumiem, kuros ir valsts vai pašvaldības finansējums. Proti, ja Jums nav jāsaskaņo dokumentu klasifikācijas shēma ar Latvijas Nacionālo arhīvu vai Jūsu uzņēmums netiek likvidēts, būtu labi, ja Jums būtu dokumentu klasifikācijas shēma un dokumentu aprites shēma ar apstiprinātiem dokumentu paraugiem, bet, ja to nav, nu nekas, jo "privātpersonas klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus ar Latvijas Nacionālo arhīvu nesaskaņo". Tāpat kā dokumentāciju, kas skar dokumentu pārvaldības organizāciju. Taču obligāts arhīvs kļūst, ja runa ir par likvidējamo uzņēmumu, biedrību un nodibinājumu dokumentu nodošanu

LVRTC aicina atjaunināt e-parakstīšanas programmu līdz 22.10.2026., jo "pēc šī datuma iepriekšējās programmas versijas vairs nebūs iespējams izmantot dokumentu elektroniskai parakstīšanai"..

Var tikt ietekmēta arī dokumentu parakstīšana ar kvalificētu elektronisko parakstu dokumentu vadības sistēmās, jauna Java eDoc bibliotēku 2.16.0. versija, jo saistībā ar identificēto drošības ievainojamību novēršanu aicinām visus programmas eParakstītājs 3.0 lietotājus līdz 2026. gada 22. oktobrim atjaunināt programmu uz jaunāko versiju 1.11.0. No 22. oktobra iepriekšējās programmas versijas vairs nebūs iespējams izmantot dokumentu elektroniskai parakstīšanai.


Kas tad ir tagad jādara? Primāri jāatjaunina programmatūra datorā (e-paraksta ikona)! Lejupielādes lapa ir pieejama te.

Grozījumi Arhīvu likumā, saite uz grozījumiem. Jāsāk lūkoties Latvijas Nacionālā arhīva skaidrojuma un/ vai darbinieku semināru virzienā

Esmu nedaudz aizkaitināta. Tāda situācija, nevar saprast - ļoti zems profesionālais līmenis vai banāla kaitniecība. Neiedziļinoties sīkumos:

- Papīra līgumā nedrīkst būt situācija, ka paraksti ir uz atsevišķas baltas lapas, skat. piezīmi un atsauci uz normatīvo aktu

- Kopiju nenoformē šādi - uz pirmās lapas augšējā labā stūra spiedogs KOPIJA, blakus pielīmēta ... līmlapiņa (!) ar KOPIJA PAREIZA, parakstu un datumu. Kā gatavo atvasinājumus, skat. te

Labs jautājums, pamatā to skata tikai Iesniegumu likuma kontekstā, kaut gan jautājums īsti neattiecas tikai uz Iesniegumu likumu, bet arī Informācijas atklātības likumu u.c., tiesības saņemt atbildi pēc būtības paredz Latvijas Republikas Satversmes 104.pants
Iesniegumu likuma kontekstā atbilde pēc būtības nozīmē, ka "atbildē jāietver tāds saturs, kas tieši un nepastarpināti atbild uz iesniegumā prasīto" (Tiesībsargs). Tātad - ko prasa, to atbild.

Taču, ja tiek saņemti saturiski ļoti līdzīgi iesniegumi (izskata atbilstoši Iesniegumu likumam, dokuments latviešu valodā, parakstīts, ir norādīts autors), uz kuriem jau ir sniegta atbilde pēc būtības, bet tiek prasīts kaut ko papildināt, pārfrazēts jautājums, pieprasa papildu liela apjoma informāciju u.tml., "Senāts atzinis: ja persona ar iesniegumiem nepamatoti prasa pārmērīgus valsts resursus, tad tiek ierobežotas citu personu iespējas saņemt informāciju vai atbildi pēc būtības." (LVPortāls)
Tāpēc skatām Iesniegumu likuma 7.pantu:

• Iesniegumu likuma 7. panta pirmās daļas 5. punkts ļauj iesniegumu atstāt bez izskatīšanas, ja atbilde jau sniegta un iesniegumā norādītie tiesiskie vai faktiskie apstākļi pēc būtības nav mainījušies. Sanāk, ja pēc atbildes sniegšanas iesniegts vēl viens līdzīga satura iesniegums, tad to saskaņā ar 7.panta trešo daļu var pieņemt zināšanai un atbildi nesniegt.
• Iesniegumu likuma 7. panta pirmās daļas 7. punkts ļauj iesniegumu atstāt bez izskatīšanas, ja tiesības iesniegt iesniegumu izmantotas negodprātīgi. Par pamatoto lēmumu jāinformē iesniedzējs
• Iesniegumu likuma 6. panta otrā un trešā daļa paredz, ka uz vairākiem pēc būtības vienāda satura iesniegumiem iespējams sniegt vienu kopīgu atbild

Jāatceras, ka Informācijas atklātības likuma 15.panta pirmā daļa paredz, ka atbildes nesniegšanu vai nepienācīgu sniegšanu var apstrīdēt un pārsūdzēt Administratīvā procesa likumā noteiktajā kārtībā.

Resursi:
Tiesībsarga skaidrojums
LVPortāls: Iestādi pārpludina apjomīgu iesniegumu gūzma. Ko darīt?
Senāta 08.07.2007. spriedums lietā Nr. SKA-194/2007, 15. punkts, meklēt pēc 2007.gada - resurss

Ja mobilajā e-parakstā lietotāja vārds ir personas kods, tas jāmaina. Šis attiecas uz visām sistēmām, kur var izvēlēties lietotāja vārdu, bet kā lietotāja vārdu raksta personas kodu, ne tikai specifiski mobilo e-parakstu, raksts: Drošības ieteikumi eParaksts mobile lietotājiem pēc CSDD kiberincidenta

Tie paši ietekumi: Nozagti pašvaldību (izņemot Rīgas) iedzīvotāju un darbinieku dati (13.11.2024.)

Panorāmas 13.11.2024. sižets, ko tas nozīmē t.s. kancelejas darbā? Pirmkārt, datus zog visu laiku (ne tikai no datu bāzēm, bet nejauši vaļā atstātiem datoriem, brīvi pieejamām mapēm utt.), tikai par to katru dienu nestāsta sabiedriskās televīzijas ziņu raidījumos, tāpēc šis ir jauks brīdis atcerēties senās patiesības:

• Nekad nesniedzam personīgu informāciju u.c. ierobežotas pieejamības informāciju uz e-pastiem, pat ja saņemtajā e-pastā ir sniegta teju visa informācija par e-pasta autoru, jo pat parastam lietotājam inbox.lv, gmail.com u.c. pacieš gandrīz jebkādu autora nosaukumu, bet norādītie dati var būt "zagti"


• Nekad nepieņemam kā piedodamu kļūdu neparakstītu papīra iesniegumu un neatbildam "pēc pilnas programmas" uz neparakstītu papīra iesniegumu. Lūdzam atsūtīt parakstītu vai rakstām atteikumu


• Krāpšana ir ne tikai rakstiska, bet arī telefoniska. Nedomājam, ka krāpnieki zvana tikai uz mobilā tālruņa numuriem, zvanu var saņemt arī uz stacionāro tālruni, attiecīgi telefoniski nekad nesniedz ierobežotas pieejamības informāciju, pat ja klients telefoniski nosauc visus savus persona datus


• Tas, ka kāds atnāk ar sava brāļadēla, vīra, cita rada datiem un stāsta kaut kādus žēlabu stāstus, absolūti nenozīmē, ka viņš vai viņa var rakstīt/ pieprasīt kaut ko cita vietā


• Ja rodas aizdomas par kādas organizācijas papīrā izsniegtu pilnvaru, izziņu vai vēstuli (neparasta veidlapa, nosaukums, paraksts kopēts u.tml.), vienmēr var atrast organizacijas tālruni, piezvanīt un pajautāt. BET tas nenozīmē, ka tagad jāpārbauda visi papīra dokumenti!


• Arī elektroniski parakstīts dokuments ar informācijas pieprasījumu nenozīmē automātisku informācijas izsniegšanu - lai saņemtu pieprasīto informāciju, jābūt pamatojumam. Tas pats attiecas uz angliski uzrakstītu vēstuli, kurai autors ir nez kāda ļoti svarīga Eiropas Savienības institūcija vai cita starptautiska organizācija - svešvaloda nav automātisks "jā" uz jebko


• E-pasti no priekšniekiem vai kolēģiem ar lūgumu veikt kādu darbību, piemēram, pārskaitīt naudu vai atsūtīt datus par līgumu, vai sniegt e-pastā specifisku informāciju par šādiem personas kodiem (mājas adrese, tālrunis, e-pasts, atalgojums u.tml.), ja ir sajūta, ka kaut kas nav lāgā, labāk piezvanīt


• Papildu: ne visi Teams vai ZOOM zvani ir cilvēku zvani, līdzīga balss un bilde ekrānā nav nekāds rādītājs.
  

  Šie ir tikai daži punkti, kas ir bijuši iz manas prakses, gan jau ka Jums ir vēl kāds līdzīgs krāpšanas stāsts

Ja kāds steidzina, sarunu pātraucam. Nekavējoties. Tāpat kā tad, ja telefonā ir pazīstama cilvēka izmisīgi šņuksti. Vienmēr var atzvanīt.

Klausām, ko stāsta datortīklu administators vai IT jomas speciālisti kiberdrošības jautājumos, sākot ar CERT.LV un beidzot ar Elvisu Strazdiņu

Šis ir ļoti interesants iFinanses 360 raksts. Ko tas nozīmē? Ja es esmu lūgusi (tas gan ir būtiski - esmu lūgusi rakstiski savā vēstulē, iesniegumā u.tml.) sazināties ar mani e-pastā, lai gan man ir e-adrese, iestādei (valsts vai pašvaldību iestādei) ir jārespektē mans lūgums un atbilde jāsūta e-pastā. Vai pa pastu, kā nu es esmu rakstiski lūgusi savā parakstītajā dokumentā. Izņēmumi ir gadījumos, kad likumā vai Ministru kabineta noteikumos ir stingri definēts saziņas kanāls.

Informācijas avots - Latvijas Republikas Augstākās tiesas Senāts, lieta SKA-685/2026 (680009226)

Pieņemti Grozījumi Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likumā

Aktualizētais novadu/ pagasta/ pilsētu saraksts uz 11.08.2026.

Tas brīdis, kad domā - lielāko daļu lietotāju interesē aktualitātes, dokumentu piemēri, e-paraksts, lietveža kalendārs, termiņu kalkulators, bet nē! Pēdējā mēneša laikā visvairāk skatītā ir dokumentu klasifikācijas shēmas lapa (27%) un tikai tad aktualitātes (16%), mākslīgais intelekts (15%) un atvasinājumi (11%)

Es nekad nebiju domājusi, ka lapa būs tik populāra - atvaļinājumu laikā vidēji katru dienu, brīvdienas ieskaitot, pieslēdzas 8 cilvēki, daži no tiem vairākas reizes dienā. Tik ļoti šaurai jomai, kurā informācija ir vispārpieejama, tas ir ļoti daudz. Paldies!

Nē, pieslēgumu skaits netiek monetizēts, reklāmas nav iekļautas, man par šo nav nekādu ienākumu, tas ir reveranss manas karjeras sākumam. Ja kaut kur lapā "izlec" reklāma, dodiet ziņu, tas nav saskaņots.

VARAM ir izstrādājis un 2025.gadā virzīja apstiprināšanai "Par vienotu pieeju dokumentu pārvaldības procesos".
Bija izskatīts valsts sekretāru sanāksmē 11.09.2025., tālāk - Ministru kabinetā - 30.09.2025.
Ļoti satraucošs dokuments
--------------------------------------


VARAM 2025.gadā ir izstrādājusi sākotnējo Vienoto dokumentu pārvaldības modeli valsts pārvaldei (18.06.2026.)
Tieslietu ministrijas resora iestādes, kas šobrīd izmanto DVS “DocLogix”, tiks pakāpeniski integrētas Vienotā dokumentu vadības centrā (VDVC) līdz 2029. gada novembrim, ieviešot vienotu dokumentu plūsmu un procesu standartizāciju.

Uzdevuma statuss uz šo brīdi - Kultūras ministrijai sadarbībā ar Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministriju un Tieslietu ministriju līdz 2026. gada 1. jūnijam sagatavot un iesniegt izskatīšanai Ministru kabinetā konceptuālo ziņojumu par arhivēšanas funkcijas centralizācijas iespējām valsts pārvaldē ar 2028. gadu, kurā paredzēt vienotus un standartizētus procesus ministrijās un to padotības iestādēs, priekšlikumus vienota arhivēšanas pakalpojumu un informācijas sistēmu risinājuma ieviešanai, kā arī priekšlikumus vienkāršotai papīra dokumentu pārvēršanai elektroniskā formā un papīra dokumentu iznīcināšanas iespēju tiks izpildīts līdz 2026.gada oktobrim

Informativo ziņojumu lejupielādēt šeit

Visi var darīt, kā vēlas un savas gaumes ietvaros, izņemot:

• Ja ir Ministru kabineta noteikumos vai pašvaldības saistošajos noteikumos apstiprināta veidlapa, tad noformē dokumentu tiešī tā, kā norādīts veidlapā - paraugā
• Ja dibinātājs ir noteicis, ka mēs dokumentus noformējam šādi. Dibinātājs ir ne tikai Ministru kabinets vai ministrija, pašvaldība, bet arī mātes uzņēmums
• Mēs paši sev esam noteikuši noformēšanas kārtību

Resurss e-konsultācijas "Elektroniskā pasta sarakstes noformēšanas kārtību noteic attiecīgā iestāde" saite.

Iedvesmas avots (maksa par rakstu - 3 eiro): Kas svarīgāks – līguma nosaukums vai saturs

Organizācijas radītā līgumā (tas ir pārvaldes dokuments) obligāti jābūt autoram, datumam, parakstam, skat. Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta pirmo daļu, kā arī reģistrācijas numuram, skat. Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta otro daļu,

• Veids (tradicionāli)


• Obligāti Visu autoru pilns nosaukums (ja papīrā parakstīts līgums - visos eksemplāros), skat. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtības 8. - 13.punktu


• Parakstīšanas vieta, pirms izlemt nelikt, labāk konsultēties ar juristu dēļ Civillikuma 19.panta: "Ja saistības izpildīšanas vieta nav noteicama, piemērojams līguma noslēgšanas vietas likums." Tomēr jāuzsver, šī norma nenosaka, ka līgumā obligāti jānorāda parakstīšanas vai noslēgšanas vieta


• Obligāti Līguma parakstīšanas datums, tā formats - dd.mm.gggg. vai gggg.gada dd.mēnesis, skat. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtības 14. - 15.punktu

Ir vērā ņemams viedoklis, ka valsts un pašvaldību iestāžu elektroniski parakstāmiem līgumiem vispār nevajag norādīt parakstīšans datumu, jo atbilstoši Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumu Nr.473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" 8. punktam "ja elektroniskais dokuments ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un tam ir laika zīmogs, elektroniskā dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievienošanas datums un laiks".


• Obligāti Reģistrācijas numurs vai numuri (ja papīrā parakstīts līgums - visos eksemplāros un vienāds), skat. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtības 74.punktu. Elektroniskajiem dokumentiem reģistrācijas numurs nedrīkst būt labojams vai noņemams (numurs nevar būt tikai nosaukumā vai kā atsevišķa datne, kas nav vienā pakotnē. Tikko nomaina nosaukumu vai kaut kur noklīst reģistrācijas numura fails, numura vairs nav), tāpēc vai nu pašā dokumentā vai kā fails pakotnē


• Obligāti Visu pušu paraksti ir pašrocīgi (papīrā vai elektroniski), visi vienādā formātā ( papīrā vai elektroniski, hibrīds neder, arī kopēts paraksta attēlojums neder), skat. Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta ceturto daļu un Dokumentu juridiskā spēka likuma 5.pants
  
  Kaitinoši ir tas, ka elektroniski līgumu sākotnēji var parakstīt kā .pdf (pievienots drošs kvalificēts elektroniskais paraksts), tad ielikt šo .pdf .edoc pakotnē un parakstīt kā .edoc, pārsaukt par .asice un nosūtīt tālāk parakstam. Strādāt ar šo dokumentu ir murgaini (pārbaudīt visus parakstus, plus, ja vēl pakotnē kā pielikumi ir pievienoti citi elektroniski parakstīti dokumenti.... Tāds kā dāvanu maiss, kur paraksti ir augšā un kaut kur pa vidu), bet viņam ir juridisks spēks - visi paraksti derīgi! Tas, ka dažādi, neietekmē juridisko spēku. Juridisks spēks gan nebūs, ja būs parakstīts DocuSign, Smallpdf, GoSign, Adobe Acrobat Sign u. tml.
  Un lai tā lieta būtu vēl kaitinošāka, jāatminas par prasību Elektronisko dokumentu likumā: "Ja normatīvie akti nosaka prasības atsevišķa veida papīra dokumenta izstrādāšanai, noformēšanai un glabāšanai, šie paši noteikumi attiecināmi arī uz elektroniskajiem dokumentiem"(Elektronisko dokumentu likuma 6. panta pirmā daļa)


• Zīmoga nospiedums līgumiem obligāts ir ļoti ļoti sevišķos gadījumos, pamatā, ja tāda ir bijusi vienošanās vai zīmoga nospiedums ir "jo mēs tā vienmēr esam darījuši", un tas nav likums, bet iekšējie nosacījumi

Līguma rekvizītu atrašanās vieta ir gaumes lieta tikai tad, ja tas nav līgums ar valsts un pašvaldību iestādēm (tur, protams, var padiskutēt, bet tas aizņems laiku un fināls visticamāk būs tāds pats kā sākums) un ja forma nav noteikta Ministru kabineta noteikumos vai pašvaldību saistošajos noteikumos.
Un tagad viela pārdomām.

Atgriežoties pie Kas svarīgāks – līguma nosaukums vai saturs, var jau, protams, teikt, ka mēs visu to jau zinājām, un tas ir patīkami, bet garās runas īsais saturs - strīdu gadījumos tiesa ir tā, kas tulko līgumu. Kā šajā gadījumā

Nav nekādu izmaiņu, patiesībā ir kļuvis vēl sliktāk, tas ir bēdīgi. Mainās īpatsvars (punkta atrašanās vieta sarakstā), joprojām:

• Netiek veikta darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana–pieņemšana, mainoties institūcijas personālam



Arhīva inspekcija: “Aicinām institūciju vadītājus un par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās amatpersonas un darbiniekus neignorēt normatīvajā aktā noteiktās prasības un korekti veikt dokumentu nodošanu – pieņemšanu, noformējot attiecīgu aktu”
LNA paraugu lejupielādēt šeit, šis ir tikai ierosmei - lejupielādēt dokumentu pārvaldības NPA šeit

Nav noteikta dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtība

Arhīva inspekcija: “[..] katram darbiniekam ir jāzina un jāizprot savi pienākumi un atbildība par to izpildi [..]. Institūcijās ar nelielu darbinieku skaitu (piemēram, zvērinātu notāru un zvērinātu tiesu izpildītāju biroji) dokumentu un arhīvu pārvaldības procesus var organizēt vienkāršoti, ja katra darbinieka amata pienākumi un atbildība ir noteikta darbinieku darba līgumos vai amata aprakstos.” Var izdot rīkojumu

Var mēģināt izveidot, izmantojot mākslīgo intelektu, tas būs jau pirmais solis (skat. Kā uzdot jautājumu mākslīgajam intelektam (MI) - iesācējam (26.04.2025.))

Ilgstoši nav veikta dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude

Veicam!

• Reizi 8 gados, ja "ir vairāk nekā 50 000 glabājamo vienību, pārbaudi veic ne retāk kā reizi 12 gados, bet, ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 200 000 glabājamo vienību, pārbaudes biežumu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu"
• Katru reizi, kad mainās atbildīgais par arhīvu
• Ja pārvieto arhīvu vai (tpu, tpu, tpu) arhīva telpā lietas tiek bojātas (pelējums, truba plīsa, piedūmojums u.tml.)
• Pirms nodošanas arhīvam glabāšanā
• Aktu sagatavo arī tad, ja pārbaude ir veiksmīga

Ilgstoši nav veikta pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošana glabāšanai un dokumentu klasifikācijas shēmu un uzziņu sistēmu saskaņošana ar LNA

Sazināmies ar savu LNA kuratoru un runājam, runājam, runājam, kā un ko darīt. Neko neatstājam pašplūsmā. LNA kontakti

No 2024.gada: Nav norīkotas par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un noteikti to pienākumi

Parasti amata apraksts, bet var būt rīkojums, dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība, galvenais, ka ir noteikts

Atgriežas: Pastāvīgi glabājamie dokumenti savlaicīgi nav nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā LNA

Papīra pastāvīgi glabājamos dokumentus nodod ne vēlāk kā 15 gadus pēc radīšanas vai saņemšanas, bet elektroniskos - 5 gadus (par 10 gadiem ātrāk)
Latvijas Nacionālais arhīvs ir sagatavojis informāciju, kā to darīt, https://www.arhivi.gov.lv/lv/dokumentu-nodosana-lna

Detalizēti par 2025.gada kļūdām skat.šeit par 2025.gadu .

Detalizēti par 2024.gada kļūdām skat.šeit par 2024.gadu .

Interesentiem detalizēti par 2023.gada kļūdām skat.šeit par 2023.gadu .

Interesentiem detalizēti par 2022.gada kļūdām skat.šeit par 2022.gadu .

Iedzīvotājiem saziņa ar valsts iestādēm tikai elektroniski nekad nav bijusi obligāta. Izņemot, ja ir e-adrese. Visiem, kam ir e-adrese, ar valsts un pašvaldību iestādēm jāsazinās tikai e-adresē (elektroniski).

Resurss e-konsultācijas saite.

Ja hierarhiski augstākā iestāde neatbild uz pārsūdzību, malači... Viņi uzdāvināja iesniedzējam veselu gadu no iesnieguma iesniegšanas dienas, lai vērstos tiesā un neapšaubāmi uzvarētu. Atgādinu, ka termiņš ir no iesniegšanas dienas, termiņš nesākās no reģistrācijas dienas.
Lūk, kāpēc ir svarīgi, iesniedzot personīgi kādu dokumentu, saņemt atzīmi par saņemšanu. Un kāpēc ir tik svarīgi lūgt identificēt sevi un parakstīties par saņemšanu, ja iesniedzējs pēc atbildes atnāca personīgi. Uz elektronisko saziņu tas neattiecas, jo pierādījums ir vai nu e-adreses ziņojums, vai e-pasts

Resurss e-konsultācijas saite.

Drīkst, bet ne visos gadījumos. Piemēram, ja iesniegumu izskata:

• Iesniegumu likuma ietvaros, tad var, ja iesniedzējs tam ir piekritis
• Informācijas atklātības likuma ietvaros, tad var, ja iesniedzējs tam ir piekritis , taču ne ierobežotas pieejamības informāciju - to tikai rakstveidā
• citos gadījumos ļoti jāvērtē, bet pamatā - nē, tikai rakstveidā.

Kā tas notiek? Tiek sniegta mutvārdu atbilde un informācijas saņēmējs uz sava iesnieguma uzraksta, ka atbilde rakstiski nav nepieciešama, parakstās, atšifrē parakstu un norāda datumu. Telefonsaruna te īsti nederēs, ir jābūt iesniedzēja rakstiskai piekrišanai, ka atbilde nav nepieciešama. Ir iestādes, kas norāda atbildes būtību, zem kuras saņēmējs parakstās, ka atbilde ir saprotama un atbilde rakstveidā nav nepieciešama. Variantu ir daudz.
Ko darīt, ja cilvēks atsakās parakstīties? Tas pats, kad atsakās saņemt - mēs sūtam ierakstītu vēstuli, šajā gadījumā, ja nevēlas apliecināt mutvārdu atbildes saņemšanu - rakstām vēstuli, sūtām pa pastu vai e-adresē.

LVPortāla e-konsultācija Mutvārdos vai citā formā atbildi uz iesniegumu var sniegt, ja iesniedzējs tam ir piekritis.

Protams, ka ne visu. Rakstīt rezolūcijas, vizēt, saskaņot, izpildīt, apstiprināt/ noraidīt, deleģēt, parakstīt iekšējās vēstules - jā, bet ar nosacījumu, ka šāda paraksta izmantošana ortganizācijā ir nofiksēta rakstiski. Valsts un pašvaldibu iestādēm nevajadzētu ar t.s. iekšējo parakstu parakstīt šo dokumentu grupu dokumentus:

• organizatoriskos dokumentus (piem., iekšējie normatīvie akti),
• rīkojuma dokumentus,
• privāto un publisko tiesību līgumus,
• lielāko daļu personāla dokumentu,
• ārējo saraksti,
• lielāko daļu faktus fiksējošo dokumentu (protokoli, akti u.tml.)

LVPortāla e-konsultācija Dokumentu parakstīšanas formāti.

Par izglītības dokumentiem jautāt izdevēja iestādei, kas pēc dokumenta numura pateiks, vai, kad un kam dokuments ir izsniegts.
Par atvasinājumiem - pieprasīt uzrādīt oriģinālu.
Ko darīt, ja ir aizdomas par oriģinālā dokumenta viltošanu? Vērsties policijā!

LVPortāla e-konsultācija Par dokumentu viltošanu jāvēršas policijā.

Latvijas Nacionālais arhīvs (LNA) uzsāk vienotu pakalpojumu pārvaldības ieviešanu, tas nozīmē, ka turpmāk klienti izziņas, lietas utt. elektroniski pieprasīs jaunajā LNA e-pakalpojumu portālā, taču tas neatceļ esošo Vienotās Valsts arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portālu

Grozījumi Iesniegumu likumā stājas spēkā 01.03.2026.

2026.gada 5.februārī pieņemtie grozījumi Iesniegumu likumā (nav grozīts kopš 2012.gada), paredz, ka iestādēm uz iedzīvotāju iesniegumiem pēc būtības turpmāk būs jāatbild 10 darbdienu laikā. Darba dienu laikā.

LVPortāla skaidrojums 10 darbdienu termiņš atbilžu sniegšanai: uz kādiem iesniegumiem attiecas jaunā norma?

LVPortāla skaidrojums Kā iestādes vērtē Iesniegumu likuma izmaiņas, kas paredz atbilžu sniegšanu 10 darbdienu laikā

Likumprojekts Nr. 877/Lp14 "Grozījumi Iesniegumu likumā" bija iekļauts Saeimas 12.11.2025. sēdes darba kārtībā, tiesa, deputāti Edmunds Jurēvics, Augusts Brigmanis, Andris Šuvajevs, Oļegs Burovs un Agnese Krasta lūdz grozīt sēdes darba kārtību un izslēgt no tās 14. darba kārtības punktu - likumprojekts "Grozījumi Iesniegumu likumā" (877/Lp14), 3.lasījums. Saite uz Saeimas likumprojektu datu bāzi (atvērt te).

2025.gada novembrī netika virzīts tālāk.
----------------
Visu dokumentu jumta likums ir Dokumentu juridiskā spēka likums nevis Iesniegumu likums.

"Iesniegumu likums ir attiecināms uz tiem gadījumiem, kad privātpersona vēršas iestādē ar lūgumu, sūdzību, priekšlikumu vai jautājumu, kas ietilpst attiecīgās iestādes kompetences jomā, un iesnieguma izskatīšanu neregulē kāds cits likums" (skat.SKA-932-2021).
Respektīvi, ja nav neviena likuma, zem kā "palikt" iesniegumu, piemēro Iesniegumu likumu.

Saskaņā ar Latvijas Republikas Senāta Administratīvo lietu departamenta 30.06.2026. lēmumu lietā Nr. A420218922, SKA-669/2025 - Administratīvā procesa likuma 43.panta otrajā daļā ir noteiktas "tiesības paļauties uz to, ka pārsūdzības termiņa pēdējā diena „pārceļas” uz nākamo darba dienu, proti, pirmdienu – 2025.gada 12.maiju. Tādējādi, iesniedzot kasācijas sūdzību 2025.gada 11.maijā, pieteicēja nebija nokavējusi kasācijas sūdzības iesniegšanas termiņu".

Garās runas īsais saturs - ja tas neskar Darba likumu un vēl atsevišķus gadījumus, bet skar administratīvo procesu, kontroles termiņš, kas iekrīt brīvdienās, pārceļas uz nākamo darba dienu

Pamatā attiecas uz valsts un pašvaldību iestāžu lietvežiem, skatīt te. Atgādnei:

• uzņēmumiem/ privātpersonām nekad dokumentu klasifikācijas shēma (bij.lietu nomenklatūra) nav bijusi obligāta
• uzņēmumiem/ privātpersonām nekas nav jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu un nekas nav jānodod Latvijas Nacionālajam arhīvam. Izņemot, protams, likvidācijas vai maksātnespējas pabeigšanas gadījumus, kad privātpersonas nodod ilgāk par 10 gadiem un pastāvīgi glabājamos dokumentus neatkarīgi no to radīšanas laika, kā to izdarīt - skatīt te.

Ja kalendārā ir neprecizitāte, kļūda vai kaut kas iztrūkst, lūdzu informēt (anonīmi)

Atgādnei, ka uzticama, pārbaudīta un aktuāla informācija par Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem ir brīvi pieejama bez maksas Uzņēmumu reģistra datubāzē – info.ur.gov.lv.

LVPortāla rakstsUzņēmumu dati bez maksas nozīmē mazāk birokrātijas, vairāk drošības.

Atgādnei, ja dokumentu klasifikācijas shēmā lietai ir norādīts viens glabāšanas termiņš, tad tas attiecas gan uz papīra dokumentiem, gan elektroniskajiem dokumentiem/datiem. BET var būt situācijas, kad papīra lietu glabā vienu termiņu, bet elektroniskos datus - citu. Šajā konkrētajā gadījumā es esmu šokēta par datu glabāšanas ilgumu (skat. konsultāciju tālāk), jo kādam mērķim šos datus glabā?

LVPortāla e-konsultācija Ziņas par dzēstu sodāmību arhīvā glabā gadu pēc saņemtām ziņām par personas nāvi, bet ne ilgāk kā 100 gadus pēc personas dzimšanas.

Sākšu ar to, ka tā ir gadījies katram, nenosodam, bet ņemam vērā. Teksts ir pārveidots, bet tā ir īsta sarakste e-pastā ar kādu uzņēmumu. Tā nav valsts vai pašvaldības iestāde.

• Dokumenti no manas puses ir iesniegti, vai arī Jūs iesniedzāt savu daļu?
• Dokumenti Jums ir jāiesniedz pašai
• Es Jums jau uzrakstīju, ka dokumenti no manas puses ir iesniegti, jautājums bija, vai arī Jūs esat visu iesniegusi?
• Paldies

Sarakstes beigas. Visi kļūdās, visi pārprot, bet, ja runa ir par īsiem teikumiem un precīziem jautājumiem e-pastā, atbildam uz uzdoto jautājumu

Arī attaisnojuma dokumentos ir visai daudz tradīciju. Līdzīgi kā nav kredītrēķinu, bet mēs visi zinām, kas tas ir, visi tos tā arī sauc. Atgiežoties pie tēmas, ja es nosūtu kādam rēķinu, kurā norādīts mans bankas konts (uz kuru pārskaitīt naudu), bet nav norādīts saņēmeja bankas konts, šis rēķins (attaisnojuma dokuments) būs spēkā!

Iedvesmas avots ir LVportālā publicēta konsultācija.

Ja ir nekorekti norādīts vārds vai uzvārds, bet ir korekti norādīts personas kods, it kā jau nekas, jo personas kods ir korekts, taču ir tiesības pieprasīt labot kļūdu. To dara rakstveidā. Kļūdaini uzrakstīts vārds un uzvārds, ja personas kods ir pareizis, nozīmē, ka dokuments tik un tā ir spēkā.

Iedvesmas avots ir LVportālā publicēta konsultācija.

Ja nav reģistrēts/ nosūtīts, labo paraksta vietu, paraksta pilnvarotā persona no jauna. Ja jau ir nosūtīts adresātam vai nodots izpildei,- jauns parakstītājs, jauns reģistrācijas numurs, jauna nodošana izpildei vai nosūtīšana adresātam. Ja tas ir rīkojums, ar jauno (ar pareizo parakstītāju) atceļ iepriekšējo (to, kuru parakstīja kāds, kam nav pilnvarojuma). Parakstītājs bez pilnvarojuma nav joka lieta, tas ir ļoti nopietni, jo saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likums 3. pantu, lai dokuments vai tā atvasinājums iegūtu juridisku spēku, ir jāievēro tiesībspēja, rīcībspēja, kā arī normatīvajos aktos, savos statūtos, nolikumā vai dibināšanas līgumā un citos organizācijas darbību reglamentējošos tiesību aktos noteiktās pilnvaras. Pretējā gadījumā pat izcili sagatavotam dokumentam vai atvasinājumam nebūs juridiska spēka

Iedvesmas avots ir LVportālā publicēta konsultācija.

Es nosūtīju neparakstītu (vai sistēmas kļūdas dēļ nosūtījās neparakstīts). Panikai nav pamata, tāda kļūda ir gadījusies katram. Parakstam vēlreiz papīrā vai elektroniski un to pašu dokumentu nosūtām atkārtoti. Vēlams šo informāciju norādīt arī dokumenta kartītē vai žurnālā, īpaši e-dokumentiem, lai saprastu, kāpēc reģistrācijas datums atšķiras no nosūtīšanas datuma vai laika zīmoga datuma. Maza piezīme - tas, ka neparakstīts dokuments saņemts e-adresē, nepiešķir neparakstītam e-dokumentam juridisku spēku. E-adrese ir tikai piegādes veids.

Ja ir saņemta vēstule bez paraksta - sazināmies ar sūtītāju un lūdzam atsūtīt parakstītu dokumentu (parasti lūdz to darīt 3-5 darba dienu laikā, pēc telefoniskas sarunas vēlams lūgumu nosūtīt arī e-pastā, lai sūtītājs neaizmirstu solīto). Ja nav iespējams sazināties vai tā arī neviens neko neparaksta, tad gan - raksta vēstuli par neizskatīšanu/ noraidīšanu, jo dokumentam nav juridiska spēka (neatbilst Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta pirmās daļas 3.punktam).

Iedvesmas avots ir LVportālā publicēta konsultācija.

Pirmkārt, skaidrības vārdā - zīmogs nav spiedogs un otrādi. Spiedogs ir par, piemēram, saņemšanu, atvasinājumu, paraksta atšifrējums. Spiedogus nevajag uzskaitīt atsevišķā žurnālā.

Ministru kabineta 04.09.2018. noteikumu Nr.558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 3.2. Zīmoga nospiedums nosaka, ka zīmogam var būt jebkāda forma, nosaka, kur to "uzspiež" utt., bet ne šie noteikumi, ne Dokumentu juridiskā spēka likums nenosaka, ka uzņēmumiem un iestādēm zīmogi ir jāreģistrē (ir izņēmumi, bet tie zina). Tur nav tas rakstīts.

Zīmoga nospiedums ir rekvizīts, šis rekvizīts ir obligāts tikai tad, ja to nosaka kāds normatīvais akts, piemēram, kas reglamentē notariālo aktu nofomēšanu, par akreditētas programmas apguvi u.tml., tai paša laikā uzņēmumiem vispār var nebūt sava zīmoga. Taču ne par to ir stāsts.
Ja mēs runājam par dokumentu pārvaldību, zīmoga esamību un tā nospiedumu var reģistrēt savā organizācijā, bet tas nav jāreģistrē kaut kur citur, vairāk - skatīt Tieslietu ministrijas Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīniju 5.2.nodaļu Zīmoga nospiedums

Labā prakse, sūtot e-pastā vēstuli, kas satur fizisko personu datus, vienmēr "uzlikt paroli". Tālākais - paroles uzlikšana ar bezmaksas līdzekļiem, jo tiem, kam procesi ir automatizēti, šis nav aktuāli.
Personas kods, protams, nav sensitīva informācija (atšķirībā no rases/ etniskās piederības, politiskajiem uzskatiem, reliģiskās un filozofiskās pārliecības, dalības arodbiedrībās, ģenētiskajiem, biometrijas, veselības datiem un datiem par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo pārliecību), bet tomēr.
Kārtība šāda:

• T.s. vorda datnēm izvēlas Saglabāt kā (Save as) un:
  • Rīki -> izvēlas Vispārīgās opcijas -> atveras lodziņš
  • Divas reizes norāda paroli, vēlams atzīmēt tikai lasīšanai
  • Spiež pogu Labi
  • Var, protams, vorda dokumentu saglabāt arī kā .pdf, tas atbilstoši gaumei
• T.s. .pdf datņu "parolēšanai" atver, piemēram, SmallPDF:
  • Ievelk datni lielajā oranžajā/ sarkanajā četrstūrī - kā katrā monitorā krāsu attēlo
  • Uzgaida mirkli, tad labajā pusē zem Add a password, norāda paroli (divas reizes) un spiež zilo pogu Protect
  • Ekrāna centrā attēlojas datnes saturs, labajā pusē zem zaļā ķekša Done ir zila poga Download, spiež uz to - šifrētā datne ir saglabāta

Nākamais darbs - atvērt datni, pārbaudīt, vai tiešām tiek pieprasīta parole

Ja viss kārtībā, nosūta datni e-pastā, bet paroli sūta citā sūtījumā kā SMS vai citā e-pastā, parasti konkrētam darbiniekam

Kādu paroli uzliek? Parasti tas ir personas kods tam cilvēkam, kura dati ir norādīti vēstulē, norāda ar vai bez defises. Var izmantot paroļu ģeneratoru, piemēram, https://www.avast.com/random-password-generator#pc, ir citi daudz labāki, šis vienkārši patrāpījās pirmais atlasē

Vai ir "jāuzliek parole" visiem organizācijas dokumentiem, kuros ir dati par fiziskām pērsonām? NĒ! Šeit ir runa tikai par nosūtīšanu.

T.s. vorda datnēm attēls:

Vai kvadrātkods un svītrkods ir viens un tas pats? Nē. Vai drīkst izmantot dokumentos? Jā. Vai vienā dokumentā var būt abi? Jā. Vai ir obligāti? Nē. Vai tas aizvieto drošu elektronisko parakstu? Nē. Vai cilvēks var pats tos "uzzīmēt". Nē.

Ar ko viņi atšķiras? Svītrkods lasās horizontāli un nav ietilpīgs (satur apt.20-30 zīmes, parasti ciparus, parasti izmanto preču vai dokumentu marķēšanā). Kvadrātkods (latviski nav QR kods) ir pavisam cita opera, tas ir lasāms arī vertikāli (2D) un ir daudz daudz ietilpīgāks, attiecīgi daudz plašāks pielietojums.

Kam viņi vajadzīgi? Par svītrkodu skaidrs jau gadiem, pamatā maksājumam vai dokumenta (rēķina, līguma, vēstules u.tml.) atpazīšanai, bet - ne tikai. Savukārt, kvadrātkods ir ļoti ērts, jo atver, piemēram, teātra vai ViVi biļeti vai saiti uz kādu mājaslapu, maksājumu, WiFi piekļuvi, arī citiem dokumentiem - ne tikai dažādām biļetēm (tiesa, salīdzinoši nelieliem dokumentiem). Jā, jā, dokumentiem, jo nosūta nevis "interneta" saiti uz, piemēram, .pdf formāta dokumentu vai attēlu (kā, piemēram, to dara VID, CSDD u.c.), kuru var atvērt jebkurš, kam ir pieejama šī saite, bet kvadrātkodu, kuru, noskenējot mobilajā tālrunī, var iegūt nepieciešamo datni

Vēl kvadrātkodus plaši izmanto drošības nolūkiem, piemēram, ja ir bijis jāpieslēdzās pie kaut kā, piemēram, WhatsApp datorā u.tml.

Sāk rasties tāds savāds priekšstats, ka vasara/ atvaļinājumu laiks ir lielais sabiedriskās apspriešanas izsludināšanas laiks. LVportālā publicēts raksts "Sabiedriskajā apspriešanā: izmaiņas trauksmes celšanas regulējumā", patlaban izskatās, ka no dokumentu pārvaldības viedokļa raugoties, izmaiņas būs mutvārdos, stingrāka iesniegšanas fiksēšana klātienē un trauksmi attiecinās arī uz valsts noslēpumu, utt., bet šis ir tikai likumprojekts, kurš viņu zina, kāda redakcija būs beigās

Grozījumi Grāmatvedības likumā - saprāts daļēji uzvarēja, jo laiku, kad ir pienākums nodot Valsts ieņēmumu dienestam strukturēto elektronisko rēķinu datus, pārceļ uz laiku, sākot no 2028. gada 1. janvāra

• LVPortāls, E-rēķinu sistēmas ieviešanu uzņēmumiem atliks līdz 2028. gadam
• LVPortāls, Sabiedriskajā apspriešanā līdz 23.06.2025.: strukturētu e-rēķinu aprites kārtības noteikumi

Daudzus vajā pārliecība, ka TUR (valsts - iedomu tēls) viss ir labāk, skaistāk, pārdomātāk un izcilāk. Nav. Tas pats, kas mums:

• Normatīvo aktu slogs (problēmas ar to ievērošanu noformēšanā, apritē, kontrolē/ izpildē, nodošanā adresātam u.tml.)
• Elektronisko dokumentu veidu un īpatsvara pieaugums un ar to saistītās problēmas (noformēšana, nodošana adresātam, glabāšana utt.)
• Dokumentu strukturēta glabāšana un saglabāšanas kontrole vispār (triviālais "kur pazuda dokuments", "neko nevar atrast" utt. – tas šķiet ir aktuāli visur un visiem)
• Datu drošība un piekļūstamības problemātika vispār (fizisko personu datu aizsardzība, nedroša papīrs dokumentu un elektronisko dokumentu glabāšana, nedrošas sistēmas, strādājot attālināti utt.)
• Lietvežu kompetence, profesionālā atbilstība
• Pārāk daudz manuālā darba (dublējošie žurnāli, tehniskas kopēšanas no vienas sistēmas uz otru, resp., dažādu savstarpēji nesaistītu sistēmu piespiedu izmantošana, kā arī integrācijas ar dažādām sistēmām

Ļoti pazīstamas problēmas. Ja ir interese, par 2025.gada aktualitātēm pasaulē no dažādiem skatupunktiem (protams, ņemot vērā, ka tie pamatā ir reklāmas raksti nevis "gruntīgi" pētījumi, BET šādos rakstos parasti runā par aktuālajām lietām, kas satrauc vidusmēra lietotāju, piemēram, tādu kā es):

• Top 9 Document Management Trends to Watch in 2025 | Future of DMS
• Document Management Trends in 2025: What to Expect
• 11 Critical Document Management Challenges in 2025
• 100 Document Management Statistics to Make You Rethink Your Processes in 2025

Vairumā gadījumu diemžēl nav tādas prasības, ka žurnāli obligāti jācaurauklo vai jācauršuj, kaut attiecībā uz sarakstes papīra žurnāliem tā ir saprātīga lieta, papīra reģistrācijas žurnāliem tā dara teju visi. Tai pašā laikā nav saprātīgi domāt, ka žurnāls "zaudē juridisko spēku", ja tam nav apliecināts lapu skaits. Jo lapu skaita apliecināšana obligāta ir atvasinājumiem un vēl dažām grupām, bet ne sarakstes žurnāliem.

Organizatoriskie dokumenti ir hierarhiski augstāki par rīkojumu.

Ja organizatoriskais dokuments ir parakstīts, reģistrēts, tā "pilnvarojums" attiecas uz visu organizāciju. Tam ir juridisks spēks atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.pantam. Tātad tas ir saistošs visiem. Nevajag to pārapstiprināt ar rīkojumu, īpaši izglītības iestādēm, jo arī Izglītības kvalitātes valsts dienests 10.lapā norāda , ka "iekšējā normatīvā akta apstiprināšanai nav nepieciešams atsevišķs tiesību akts (piemēram, rīkojums)". Tas pats attiecas uz citām organizācijām. Rīkojums neiedod iekšējam normatīvajam aktam lielāku spēku. Tas vienkārši liecina par neprofesionalitāti, turēšanos pie tradīcijām, kurām nav pievienotās vērtības, vai lielu tieksmi uz "papīru" vairošanu

Tīmeklī kopš šī gada ir brīvi pieejamas dažādu organizāciju dokumentu (un arhīva) pārvaldības kārtības, kas saturiski der paraugam, bet ir apstiprinātas ar rīkojumu, lai gan tas nav tas gadījums, kad ir jāpieņem lēmums. Lūdzu pārliecināties, vai tiešām ir jāapstiprina ar rīkojuma dokumentu, jo lielākoties tā ir tradīcija nevis normatīvo aktu prasība

• Neglabāt dokumentus tikai ”e-pastā” vai “e-adresē”, nedomāt, ka ar glabāšanu “mākonī” pietiks, bet, lai varētu pēcāk atrast, glabāt dokumentus strukturēti pa mapēm (ja nav dokumentu vadības sistēma), dodot mapēm nosaukumu, kas satur lietas indeksu
• Ja veidojas jauna lieta, iekļaut to dokumentu klasifikācijas shēmā, noteikt glabāšanas termiņu. Nekādas sarežģītības -jauna rinda vajadzīgajā vietā un nav jāsaskaņo
• Nelikt vienā mapē dokumentus ar dažādiem glabāšanas termiņiem (piem.,, piecgadīgā sarakste kopā ar līgumiem)
• Dokumentu klasifikācijas shēmā iekļautos dokumentus un lietas neiznicināt pirms saskaņošanas ar arhīvu, jā, ir pretruna starp personu datu aizsardzību un arhīva prasībām, bet šai dilemmai ir jau vismaz 20 gadi

Arhīva inspekcijas ieteikums – dokumenta reģistrācijas numurā iekļaut arī lietas indeksu (piem., nevis 12/2024 vai 12p, bet 1.8/12p vai 1.8/12/2024, kur 1.8 ir lietas indekss')

Ir sagatavoti grozījumi attiecībā uz dokumenu izskatīšanas termiņu saīsināšanu, bet tikai Iesniegumu likumā. Grozījumu projekts Iesniegumu likumā skars Iesniegumu likuma 4. panta pirmo daļu, nosakot, ka iestāde, konstatējot, ka iesniegums pilnībā vai kādā daļā nav tās kompetencē, turpmāk piecu nevis septiņu darbdienu laikā no iesnieguma saņemšanas dienas to pārsūta citai kompetentajai iestādei, informējot par to iesniedzēju

Jābūt:

Aizpildītam iepriekšējā gada dokumentu klasifikācijas shēmā sējumu skaitam (skaits vai neveidojas/ turpinās u.tml.) par iepriekšējo gadu, lejupielādēt šeit Latvijas Nacionālā arhīva (LNA) aizpildītu paraugu

Latvijas Nacionālajam arhīvam iesniegtai informācijai par dokumentu nodošanas un pieņemšanas pastāvīgā valsts glabāšanā grafiku 2026.gadam (ja tas ir aktuāli). 2026. gadā ir jānodod institūciju līdz 2011. gadam radītie papīra dokumenti un līdz 2021. gadam radītie elektroniskie dokumenti.

Uzņēmumi arhīvam neko nenodod, ja nu tikai darbības izbeigšanās gadījumos, tad kārtību, kā tas notiek, skatīt te

Paldies Elīnai par urķīgo jautājumu, apkopoju atbildes arī uz citiem jautājumiem. Atgādnei - ja izstrādā izrakstu (izrādās idejiski korekti ir izstrādāt nevis gatavot vai veidot):

• Nevajag īpašu pilnvarojumu, jo tas ir tāds pats atvasinājums kā kopija. Izņemot, protams, ja kaut kādu iemeslu dēļ rīkojumā ir dots pilnvarojums apliecināt tikai kopijas, bet tas ir ļoooooti reti
• Izraksts var būt kartes daļa, daļa no klienta lietas, resp., nav fakts, ka izraksts tiek izrakstīts, izrakstu arī kopē. Piemēram, kopēta vēstule bez pielikumiem būs IZRAKSTS nevis kopija, jo izraksts ir dokumenta daļa
• Es ne tikai kā, piem., lietvedis, bet arī kā fiziska persona varu izstrādāt citu organizāciju dokumentu vai atvasinājumu izrakstus, ja:
• Šim dokumentam/ atvasinājumam (kopijai, norakstam, izrakstam) pašam ir juridisks spēks - no neapliecinātas kopijas vai datora izdrukas izrakstu neizstrādā!
• Nav uzlikts ierobežojums izplatīt dokumentu (normatīvajā aktā, pašā dokumenta tekstā vai kā pazīme, piemēram, komercnoslēpums), resp., obligāti jāizlasa dokuments, kuru izrakstu, ja tajā ir noteikts, ka nedrīkst izplatīt bez saskaņošanas kaut kādu līguma daļu, tad prasām, ko ar šo darīt
• Izrakstu izstrādā uz baltas lapas, izņemot, ja tas ir manas organizācijas dokumenta izraksts, tad var būt mūsu veidlapa. Kāpēc? Jo veidlapa ir dokumenta nevis izraksta autors
• Visu lieko, t.sk. arī personas datus, ja tie uz lietu neattiecas, aizvietojam ar [..]. Tieši ar šo divpunkti kvadrātiekavās izraksts atšķiras no noraksta
• Parakstu papīrā aizvieto ar (paraksts), bet zīmoga nospiedumu - (zīmoga nospiedums) vai ar tekstu, piemēram, (zīmoga nospiedums, SIA X - vienmēr laipni)
• Nav tāda likuma, kas:
  • Aizliegtu izstrādāt izrakstus (vai kopijas un norakstus) no dublikāta
  • Liktu elektroniskajam apliecinājumam obligāti veidot atsevišķu datni tikai apliecināšanai, "Izraksts pareizs [..]" var būt apliecināmā dokumenta beigās, resp., nevis 2, bet 1 datne
• "Viltīgais" izgājiens, ka vēstules katru lapu veido kā atsevišķu izrakstu, nav ne saprātīgi, ne loģiski

No 01.01.2025. līdz 06.02.2025. atbilstoši https://analytics.google.com/ datiem šo lapu pirmo reizi ir apmeklējuši 123 cilvēki! Kopā šajā pašā laikā vismaz 3 un vairāk reizes lapu apmeklēja 138 cilvēki no 31 pašvaldības, Rīgu ieskaitot, bijis pa vienam pieslēgumam Beļģijā un Vācijā. Man šķiet, ka nekomerciālai lapai, kuru nereklamē sociālajos tīklos, tas ir ļoti, ļoti daudz.
Paldies! Vai nu es esmu kļuvusi par mācību līdzekļa autoru, vai tas, kas interesē un satrauc mani, interesē arī citus. Katrs no variantiem ir ļoti komplimentārs. Paldies!

Vija lika man aizdomāties, kā gan ir pareizi, ja man ir lieta "Sarakste [par kaut ko]", kurai ir viens indekss, piem., 1.10 (atgādinu, tas ir sarakstes indekss, numurs uz mapes muguriņas), kādu lietas indeksu norādīt saņemto un nosūtāmo dokumentu reģistrācijas numurā, lai neveidotos neliels sajukums, kurā 1.10/1 ir gan saņemtā dokumenta reģistrācijas numurs (dienesta atzīme), gan nosūtāmā dokumenta reģistrācijas numurs (rekvizīts, kas piešķir dokumentam juridisko spēku)? Man tā arī neizdevās atrast nepārprotamu skaidrojumu, tāpēc, ja es kļūdos, lūdzu (kā vienmēr) mani informēt. Mans secinājums bija:

• Var izmantot literas burtus, piem., 1.10/SAN/1 vai 1.10/NOS/1. Reģistrācijas numura formātam šajā gadījumā ir jābūt atrunātam dokumentu pārvaldības kārtībā vai rīkojumā, jo neatrunāt drīkst tikai tad, ka reģistrācijas numurs ir kārtas skaitlis, piem., Nr.1, Nr.2 utt.
• Reģistrē atsevišķi, par pamatu ņemot reģistrācijas žurnālus, piem., saņemtie ir 1.11, piem., 1.11/1, bet nosūtāmie 1.12, piem., 1.12/1, bet glabā 1.10, reģistrācijas numura formātam arī ir jābūt atrunātam dokumentu pārvaldības kārtībā vai rīkojumā, jo formāts ietver lietas indeksu
• Reģistrē vienā sarakstā vienlaidu numerācijā, piem., Nr.1 - saņemtais, Nr.2 - saņemtais, Nr.3 - nosūtāmais, Nr.4 - saņemtais ( Nr.1, Nr.2, Nr.3, Nr.4 utt.) VAI ar indeksu Nr.1.10/1 - saņemtais, Nr.1.10/2 - saņemtais, Nr.1.10/3 - nosūtāmais, Nr.1.10/4 - saņemtais (1.10/1, 1.10/2, 1.10/3, 1.10/4 utt.)

Ir atvēries jauns biznesa veids jauniem bezkaunīgiem censoņiem - likt fiziskai personai, sākot no apmulsušā Pētera un beidzot ar pensionāri Māriņu - izveidot e-adresi. Par samaksu, protams. Bonusā piedāvā stāstus, ka turpmāk viss būs tikai elektroniski, ka e-parakstītus dokumentus fiziska persona varēs sūtīt tikai e-adresē. Interesanti, ka tiek apgalvots, ka uzņēmumi, piemēram, bankas arī savas vēstules fiziskām personām sūtīs e-adresē.
Muļķības! Nav tāda likuma, kas liktu fiziskai personai obligāti veidot e-adresi. Turklāt fiziska persona var deaktivizēt savu e-adresi, ja tai to vairs nevajag. Tas viens. Otrs - papīra iesniegumi nav atcelti. Trešais - fiziska persona e-dokumentus sūtīt var gan portālos (kad pievieno "atačmentu"), gan e-pastā, ne tikai e-adresē. Ceturtais - uzņēmumi nevar sūtīt ziņas e-adresē fiziskai personai, viņiem netiek piedāvāta tāda iespēja. Viņi var sūtīt vēstules e-adresē tikai valsts un pašvaldību iestādēm, valsts amatpersonām.

Tomēr aicinu apdomāt e-adreses izveidi, izveide ir bez maksas un e-adresei nav abonentmaksas, tā visu laiku bija, ir un būs bez maksas, ļoti ērti, ja ierakstīta vēstule ir eksotika vai pasta nodaļa ir tālu/ nevar tikt uz pasta nodaļu darba laikā.
Par e-parakstu runājot, ja telefonā ir instalēts SmartID, seniors vai jebkurš cits, kam nav e-paraksta, savu vienīgo e-parakstīto dokumentu dzīvē var parakstīt arī Docobit , jo tas ir tāds pats e-paraksts kā eID vai e-mobilais paraksts, bet izveide daudz vienkāršāka

Ja elektroniski parakstītu dokumentu sūta visu, tam kopiju neveido, e-dokumentiem vispār nav kopiju, tikai oriģināli, izraksti vai noraksti. Ja nesūta visu (pat ja sūta 15 lapas no 16), tas ir izraksts. Daži svarīgi punktii:

• citas organizācijas vai fiziskas personas dokumenta izrakstu veido uz baltas lapas vai viņu veidlapas,
• izlaistās vietas aizstāj ar [..],
• ja oriģinālā starp amatu un paraksta atšifrējumu nav (paraksts), to neraksta, izrakstā neizlaistais teksts ir 1:1 ar oriģinālu,
• virs IZRAKATS PAREIZS vai Izraksts pareizs (abi varianti pareizi) norāda informāciju, ko nevar redzēt dokumentā, šajā gadījumā ar sarkano - te dati jāmaina, tikai uzmanības pievēršanai, tā būtu bijis jābūt melnā krāsā,
• nav nepieciešams norādīt, ka parakstīts elektroniski.

Skat.ilustratīvo attēlu iedvesmai zem trim pogām te

Nav pareizi - Vecākā lietvede A.Lapiņa
Pareizi ir šādi: SIA "Māja" vecākā lietvede A.Lapiņa vai Ūdens valsts inspekcijas Galvenās pārvaldes Dokumentu vadības nodaļas vecākā lietvede A.Lapiņa, pamatojums - skat.2.3.nodaļu "Paraksts"

E-konsultācijām ir informatīvs raksturs: RAKSTS

E-konsultācijām ir informatīvs raksturs: RAKSTS

E-konsultācijām ir informatīvs raksturs: RAKSTS

Labs raksts vietnē ifinanses par gaidāmajām izmaiņām: RAKSTS

Šis ir salīdzinoši vienkāršs paskaidrojums, skat.arī komentārus, prātīgajā Andas Z komentārā norādītās vadlīnijas ir te

Katram savs "aizdegšanās" punkts:

• Process – dokumentu pārvaldība, jēdziens ir definēts Arhīvu likumā, Ministru kabineta 07.05.2024. noteikumos Nr. 282 un citur, bet profesija – lietvedis! Proti, lietvedība bērnudārzā un lietvedība prokuratūrā - tas nav viens un tas pats, Lietvedības instrukcija vai Lietvedības kārtība ir nekorekts nosaukums, jābūt Dokumentu pārvadlības kārtībai
• Dokumentiem nav kāju - viņi ir saņemti vai nosūtīti, kā precīzi reiz raksturoja Maruta Ābele - dokumenti nestaigā, dokumentus nes
• Vadītāji raksta rezolūcijas. Otrs - dokumentu iekšējā saskaņošana līdz parakstam ir vizēšana (kā iemirdzēšanās nevis vīzu apaušana kājās), kaut gan pats rekvizīts ir vīza

Protams, ka arī lietvedis var tulkot, to pieļauj Valsts valodas likuma 10.panta trešā daļa, kā to darīt, nosaka Ministru kabineta 22.08.2000. noteikumi Nr.291 "Kārtība, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi valsts valodā", bet... šo noteikumu 7.punkts nosaka, ka "par kaitējumu, kas radies dokumenta tulkojuma nepareizības dēļ, tulks atbild likumā noteiktajā kārtībā". Tāpēc lietveži izvēlas pieņemt mutvārdu iesniegumu, ja persona nespēs uzrakstīt vēstuli latviski vai ir skaidrs, ka personai naudas tulkam nav

• Institūciju pienākumi un dokumentu paraugi (ir nodrošināts arī audioieraksts)
• Latvijas Nacionālais arhīvs publicēja dokumentu klasifikācijas shēmu - lejupielādēt šeit veidlapu, jau aizpildītu paraugu lejupielādēt šeit (aizpildīts paraugs). Paraksta, neapstiprina ar rīkojumu
• Pārējā aktualizētā informācija ir iekļauta šeit:
  Dokumentu piemēri
  Nodots elektroniski

Valsts Administrācijas skolas lapā te meklētājā ierakstīt dokument, tiks atlasīti visi semināri, kas satur vārdus "dokument"

11.06.2024., [P-I-93] Jauno Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumu aktualitātes un izmaiņas arhīvu pārvaldībā
14.06.2024., [P-I-94] Jauno Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumu aktualitātes un izmaiņas dokumentu pārvaldībā (lietvedībā)

Valsts un pašvaldības iestādēm jācaurskata dokumenti, kuros ir bijusi atsauce uz noteikumiem Nr.748 un Nr.749:

• Jāizdod jauns rīkojums par atbildīgo par arhīvu, ja tāds bija, protams (ja ir rīkojums par atbildīgo par dokumentu pārvaldību - arī), atceļot iepriekšējo
• Jāizdod jauns rīkojums par DAPEK (ja tāds ir, jo DAPEK nav obligāts), atceļot iepriekšējo
• Jāpārskata Dokumentu pārvaldības vai Dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību - iespējams, ka mainās ne tikai izdošanas pamats
• Jāpārskata Dokumentu un arhīva ekspertu komisijas nolikums/ reglaments - iespējams, ka mainās ne tikai izdošanas pamats
• Manuprāt, letu nomenklatūru neaiztiekam, ja tur nekas netiek likts klāt, nākamgad sāks jaunu dzīvi un lietu nomenklatūras vietā izdos dokumentu klasifikācijas shēmu

Dokumentu piemērus ierosmei skat.te - lapas pašās beigās

1. Noteikti jāiet uz semināriem, vebināriem, kursiem
2. Jāsazinās ar Latvijas Nacionālā arhīva kuratoru par to, kas tieši Jums mainās (ja bija paredzēts saskaņot lietu nom. vai nodot dokumentus glabāšanā)

Ir pieņemti Ministru kabineta 07.05.2024. noteikumi Nr. 282 Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi, skat. noteikumus. Stājas spēkā 10.05.2024., ar šo spēku zaudē:

Iepriekšējie Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumi Nr. 748

Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumi Nr. 749 Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā

Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumi Nr. 117 Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā

Ministru kabineta noteikumu "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" projekta saskaņošana - skat. noteikumu projektu Valsts un pašvaldību iestādēm - par pastāvīgi glabājamo e-dokumentu nodošanu patlaban ir labs klātienes seminārs Valsts administrācijas skolā, vada Svyat Elkind (Svjatoslavs Matvejevs). Uzņēmumi (kas nav valsts/pašv.) Latvijas Nacionālajam arhīvam e-dokumentus nenodod! Ir izņēmumi, bet tie ir informēti

Uzņēmumiem nevajadzētu rakstīt "konfidenciāli" uz saviem līgumiem vai vēstulēm, kur domāts ir komercnoslēpums. Uzņēmumiem arī nav pienākuma izdot rīkojumu par informācijas atklātību.
Informācijas atklātības likums nosaka, ka iestādes nodrošina informācijas pieejamību, SIA, biedrības u.tml., kurās nav valsts un pašv.finansējuma, nav šī likuma adresāts.
Ierobežotas pieejamības informācija ir tāda, kurai statusu nosaka ar likumu, tāda, kas ir iekšējai lietošanai, komercnoslēpums, fiziskas personas dati, pārbaudījumu rezultāti un Nato unclassified vai limited. Iestāde ierobežotas pieejamības informāciju (IPI) izsniedz, pamatojoties tkai uz iesniegumu, turklāt iestāde var atteikties izsniegt pieprasīto.
Valsts noslēpumu klasificē (no "mazākā" uz "lielāko") - informācijas dienesta vajadzībām, konfidenciāla informācija, slepena informācija un sevišķi slepena informācija. Šādu informāciju nekad nesūta e-pastā, e-adresē vai kā vienkāršu vēstuli. Ļoti drastiskas prasības dokumenta izveidei, nosūtīšanai, glabāšanai un pieejamībai. Šis likums attiecas uz ārkārtīgi nelielu organizāciju skaitu, visiem, kas strādā ar šādiem dokumentiem, ir īpašas pielaides dažādos līmeņos. Es gribētu teikt, ka 99% organizāciju (iestādes un privātpersonas) nav nekādu valsts noslēpumu, fiziskām personām vēl jo vairāk.
Katrā ziņā sūtītājs ir atbildīgs gan par informācijas novērtējumu, gan par sūtīšanas veidu

Visu dokumentu jumta likums ir Dokumentu juridiskā spēka likums, tas ir saistošs pilnīgi visiem, sākot no Anniņas un beidzot ar ministriju. Informācijai - Ieniegumu likumu nevar piemērot darba tiesiskajās attiecībās. Iesniegumu likums attiecas uz valsts un pašvaldību iestādēm un pēc būtības ir sūdzību izskatīšanas likums

Mani sasmīdināja kādas citas "zinošas" galvas skaidrojumi :) Lai izvairītos no pārpratumiem, pievienoju to, kā izskatīsies e-adresē vai e-pastā saņemtais e-rēķins:
Viena datne cilvēklasāmā formātā, atvērt šeit, otra datne "mašīnlasāmā" formātā, atvērt šeit. Nav nekādu bildīšu, zīmoga attēlu un kas tik vēl nē - tikai galvenā informācija, ko izdrukāt, un informācija, pēc kuras ielasīt rēķinu RVS (t.s. grāmatvedības sistēmas) kartītē

Mani sasmīdināja kādas "zinošas" galvas skaidrojumi :) Digitalizācija ir sarežģīts process, kas paredz, prasti sakot (kā tas izskatās dzīvē no izpildītāja puses), vēstules noskenēšanu un visas informācijas aizpildīšanu kartītē, tur ir vēl daudz ļoti būtisku lietu un nianšu, piem., dokumenta papīra formāta saskaņota iznīcināšana, bet galvenais - digitalizēšana NAV elektroniski apliecināta kopija, izraksts vai noraksts

Ministru kabineta 19.12.2023. noteikumi Nr.822 "Valsts noslēpuma, Ziemeļatlantijas līguma organizācijas, Eiropas Savienības un ārvalstu institūciju klasificētās informācijas aizsardzības noteikumi", skat. noteikumus. Meklējam kursus!

Latvijas Nacionālā arhīva direktora vietnieks G.Karlsons LVPortālam "Dokumentārais mantojums. Iespējas pētniecībai un riski", skat. rakstu

Darba dunā esmu palaidusi garām Valsts kontroles 11.07.2023. revīzijas rezultātus par pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu nodošanu, skat. revīzijas rezultātus

Grāmatvedības likums neļauj pārvērst elektroniski (digitalizēt) līgumus, saraksti, rīkojumus u.tml. Runa faktiski ir tikai par grāmatvedības dokumentiem jeb precīzāk attaisnojuma dokumentiem, skat. Grāmatvedības likumu, kurā 29.pants ir jāskata kopā ar 1.panta piekto punktu. Atgādnei - digitalizācija vai pārvēršana elektroniskā formā nav tāda prasta skenēšana. Tā ir skenēšana plus metadatu apraksts, plus jāizpilda visas Grāmatvedības likuma prasības. Protams, nav atcelti Ministru kabineta 2012.gada noteikumi (saite šeit), bet, pirmkārt, tas attiecas tikai uz valsts un pašvaldību iestādēm, to uzņēmumiem, otrkārt, man šķiet, ka tie noteikumi vienkārši nav izpildāmi, tāpēc mans personīgais viedoklis ir tāds, ka "digitalizēt" var tikai attaisnojuma dokumentus. Protams, ja gribas asas izjūtas, var mēģināt "digitalizēt" darba līgumus, līgumus par būvniecību, nolikumus, uzziņas u.tml. un pēc tam iznīcināt papīra oriģinālu, bet man ir tāda spēcīga pārliecība, kas tas ļoti slikti beigsies, ja lieta nonāks līdz strīdam

• 2024.gada lietu nomenklatūras projekta saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Nupat ir pēdējais brīdis, jo saskaņošana ir triju mēnešu laikā. Lietu paraugnomenkaltūras ierosmei vai darbam, uz ko tās attiecas, Latvijas Nacionālā arhīva paraugnomenklatūras
• Ar Latvijas Nacionālais arhīvu līdz 01.12.2023. ir rakstiski jāsaskaņo institūcijas dokumentu nodošanas un pieņemšanas pastāvīgā valsts glabāšanā grafiks 2024.gadam. Vai arī jāsagatavo iesniegums ar lūgumu ļaut uzglabāt aprakstītos dokumentus pie sevis vēl kādu laiku, šim arī pēdējais brīdis (skat.noteikumu 8.punktu par nodošanu un 30.punktu par glabāšanas termiņa pagarināšanu)
• Jāsaprot, ko darām ar arhivēšanu. Ja termiņi ir pagājušajā gadā, pazemīgs zvans kuratoram ar lūgumu palīdzēt risināt. Taču tas nemaina lieta būtību - 2024.gadā dokumenti un lietas būs jāapraksta. Tāpēc paņemam rokā, piem., 2016.-2020.gada lietu nomenklatūras, pamazām sadzenam rokā tajās norādītās mapes (var būt arī tādas, kuru nomenklatūrā nav) un atrastās sākam salikt pa aprakstāmajiem gadiem trīs lielos blokos - skapjos, plauktos, bet atdalīti, piem.,
  --2016.-2020.gada pastāvīgi glabājamie,
  --2016.-2020.gada ilgstoši glabājamie (no 11 līdz XX gadiem),
  --2016.-2020.gada dokumenti, kurus uz 2024.gadu var iznīcināt Un paralēli domājam par to, kurš arhivēs
  --Nedrīkst aizmirst arī par arhivējamajiem elektroniskajiem dokumentiem. Jāsāk ar to, ka jāsaprot, cik viņu ir un kur viņi ir. Tad ir jāsāk domāt, kā tos nodot. Prasības var apskatīt te
• Jātiek galā ar saskaņotajiem uzskaites sarakstiem un aprakstītajām lietām. Lietas jānovieto vietās, jāsagatavo akts par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, lejupielādēt šeit (Ministru kabineta noteikumu paraugs)
• Jātiek galā ar saskaņotajiem iznīcināšanas aktiem. Par dokumenta iznīcināšanu atbild dokumenta turētājs. Latvijas Nacionālais arhīvs nav publicējis metodiskos materiālus, kā iznīcināt dokumentus. Skaidrs ir tikai tas, ka iznīcināšanai jābūt galīgai - fiziskai, iznīcināšanas hierarhijā dati, kas satur fizisko personu datus, tiek iznīcināti primāri (iestādēm - tikai pēc saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu)
• Iestādes! Atceramies, ka 2025.gadā obligāti būs e-rēķini, kad iestādēm tie nāks iekšā e-adresē kā obligātā saziņas kanālā. Pēdējais laiks saprast un plānot, kā šie strukturētie dati nonāks resuru vadības (grāmatvedības) sistēmā jeb RVS. Visticamākais, ka:
  -- Ir jāsazinās ar RVS uzturētājiem, vai RVS ir gatavs saņemt e-rēķinus
  -- Ja e-adrese ir pieslēgta dokumentu vadības (lietvedības) sistēmai jev DVS, šīs ir pēdējais laiks, lai domātu, ko nu - saņemt e-adresē, nodot grāmatvežiem kā uzdevumu, vai veidot integrāciju DVS --> RVS, integrāciju nevar uztaisīt nedēļas laikā. Integrācija ir arī dārgi
  -- E-rēķini nav un nebūs elektroniski parakstīti, tie nav arī .jepg, .jpg vai .png formāta bildītes vai .pdf, kurā var redzēt skenētu parakstu. Tie ienāks kā dati (tāpat kā e-adreses ziņojumi, kuros jau ir sūtītājs, datums/ numurs/ satura atklāsts u.c. informācija), bet Latvijā sūtījumā tiks saņemtas kā divas datnes - .xml un .pdf, turklāt .pdf ir ar tiem pašiem datiem, kurš tad arī būs "cilvēklasāmā forma"
  -- Svarīgi atcerēties, ka nodošanas - pieņemšanas akts nav rēķins, tas ir līguma dokuments, tas e-adresē nāk tikai elektroniski parakstīts
• Uzņēmumi! Ja savā starpā Jūs slēdzat līgumus par e-rēķinu apriti un viens otram e-rēķinus e-adresē nevarat nosūtīt, tad valsts un pašvaldību iestādēm šie rēķini tiek sūtīti uz e-adresi

Joprojām aktuāli, bēdīgi, protams. Pases kopiju nedrīkst sūtīt e-pastā, skat. DVI raksts

Vai drīkst apstrādāt personas datus darba tiesiskajās attiecībās - darbinieka dalība arodbiedrībā, skat. DVI raksts

Šausmīgi vispārīgi, bet iedvesmai skat. DVI raksts

N.B.! Tie ir strukturēti dati, kas tiks saņemti e-adresē, kā pielikums būs arī PDF (lai var nolasīt), vadlīnijas atvērt šeit (pap.17.05.2022.)

Ņemt vērā, ka valsts un pašvaldību iestādēm šie rēķini neatlidos kopā ar putniem, bet ienāks konkrētā e-adresē

E-adresi var pieslēgt tikai vienam punktam, piem., dokumentu vadības sistēmai

Savlaicīgi jādomā, kā risināt....

Būtiskākais

• Saite uz likumu
  Personas apliecību gandrīz visiem būs obligāts personu apliecinošs dokuments, stājas spēkā 2023. gada 1.janvārī
  Gandrīz visiem iedzīvotājiem uz šo datumu vajadzētu jau būt eID kartes turētājiem. Izņēmums ir ne tikai sirmgalvji, bet arī ārvalstīs dzīvojošie utt.

Būtiskākais

• Saite uz likumu
  Tie, kas reģistrēti Uzņēmuma reģistrā – grozījumi likumā nosaka, ka kontu aktivizē no 2019. gada 1. janvāra līdz 2023. gada 1. janvārim
  Gandrīz visiem tiem, kas reģistrēti Uzņēmumu reģistrā, uz šo datumu vajadzētu izmantot e-adresi

Būtiskākais (saite uz likumu)

• Noteikts, ka papīra dokumentus glabā tikai Latvijas Republikas teritorijā, bet elektroniskos var glabāt Eiropas Savienības teritorijā.
  Piemēram, attaisnojuma dokuments elektroniski var glabāties Igaunijas teritorijā.
  
• Dokumentus kā līdz šim sistematizē (grupē, komplektē) un glabā organizācijas vadītāja noteiktajā kārtībā, taču fiziski tos glabāt var vairākās vietās.
  Piemēram, 2014.gada dokumenti var glabāties pie arhīva pakalpojuma sniedzēja.
• Grāmatvedības dokumentus drīkst izmantot tikai ar organizācijas vadītāja atļauju un tikai likumā noteiktajos gadījumos un kārtībā.
  Tātad joprojām grāmatvedības dokumentus izsniedz ar organizācijas vadītāja atļauju, bet ievērojot normatīvo aktu prasības.
• Attiecībā uz glabāšanu viss ir kā bija, izņemot “samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar konkrēto uzņēmumu kā darba devēju”.
  Tātad kādam ir jākontrolē, ka mapē ir šādi dokumenti un šo konkrēto dokumentu nedrīkst iznīcināt.

Spēkā stājušies Ministru kabineta 21.12.2021. noteikumi Nr.877 Grāmatvedības kārtošanas noteikumi (saite uz noteikumiem)

Būtiskākais

• Uzņēmumiem, ja runa ir par dokumentiem ar drošu elektronisko parakstu un to atvasinājumiem, ir jāievēro Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumi Nr.473 (saite uz noteikumiem)
• Jāizmanto platformneatkarīgie neīpašnieka formāti, resp., PDF/A, CSV, TXT, XML, MS Word/ MS Excel (no 2007.gada)
• Ja reģistru kārto un glabā tikai elektroniski, jānodrošina šā reģistra attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā.